Charges locatives : régularisation, définition, calcul...
Qu'appelle-t-on charges locatives ?
Les charges locatives aussi appelées "charges récupérables", correspondent aux dépenses supportées par le propriétaire qui sont refacturables au locataire. Il s'agit de l'ensemble des coûts liés à l'usage locatif du locataire, aussi indiquées comme "charges comprises" quand il s'agit du montant total, loyer inclus. La loi autorise la refacturation, car le bailleur paye ces frais alors que le locataire profite de l'usage du bien. La somme de ces dépenses est définie dans le contrat de bail qui unit le bailleur et son locataire. Ces charges locatives peuvent faire l'objet d'un forfait mensuel, payable par le locataire en même temps que son loyer ou d'une provision à payer mensuellement ou trimestriellement, régularisable une fois par an. Dans le cas d'une location en copropriété, les provisions sont estimées sur la base d'un budget prévisionnel divisé par le nombre de mois à l'année.
Que comprennent les charges locatives ?
Il existe deux catégories distinctes de charges : les charges privées et les charges communes. Les charges privées concernent les dépenses individuelles du locataire. Elles incluent généralement les frais d'entretien et de consommations individuelles comme l'eau, le gaz ou l'électricité. Les charges communes sont exclusivement rattachées aux locations d'appartements situées dans un immeuble pour lequel il existe une copropriété. Celles-ci correspondent à l'exploitation des parties communes (concierge, ascenseur, etc.). Ces prestations collectives sont refacturables à l'occupant, car il exploite ces services.
Comment calculer les charges locatives ?
Il revient au propriétaire de calculer puis communiquer au locataire le montant des charges imputables selon l'estimation qu'il obtient suite à une évaluation des différents postes de dépenses. Dans les deux cas de figure, au réel ou au forfait, le bailleur additionne l'ensemble des charges individuelles aux charges communes pour établir son budget de location. Le bailleur distingue ensuite le montant du loyer hors charges de celui des charges locatives. Pour évaluer les frais liés aux parties communes, un budget des charges de copropriété est voté chaque année lors de l'assemblée générale des copropriétaires. Dans le cas particulier où le bailleur est propriétaire seul d'un immeuble, il peut répartir lui-même les charges locatives sans l'accord d'un syndicat en respectant un décompte équitable.
Quelles sont les charges locatives ?
Il existe un certain nombre de charges locatives répertoriées dans le décret n°87-713 du 26 août 1987. On peut cependant les classer sous trois grandes catégories : les charges privées, les charges communes et les taxes et redevances annexes. Les charges privées regroupent entre autres :
- La fourniture d'énergie ;
- L'installations individuelles (chauffage, eau chaude) ;
- L'eau froide ;
- L'entretien courant du logement ;
- Les menues réparations.
Les charges communes comptabilisent quant à elles :
- L'exploitation et entretien des parties communes ;
- La rémunération du gardien ;
- L'entretien des espaces verts et parkings ;
- Le chauffage collectif ;
- Les frais d'entretien des ascenseurs.
Enfin, les taxes et redevances compilent :
- L'enlèvement des ordures ménagères ;
- Le balayage ;
- L' assainissement des eaux.
Quelles sont les charges locatives pour le locataire ?
Si un nombre important de charges sont considérées comme "récupérables", toutes ne sont pas refacturables auprès du locataire. Le décret n°87-713 du 26 août 1987 détermine la liste exhaustive de ces charges. Par conséquent, celles qui ne figurent pas sur cette liste ne peuvent être réclamées au locataire. Il s'agit par exemple des dépenses liées à certains travaux comme le remplacement d'un chauffe-eau, le ravalement de façade de l'immeuble ou encore la taxe foncière qui incombe au propriétaire. Enfin, si le logement est une maison individuelle, sachez qu'il n'existe pas de charges communes récupérables par le propriétaire à l'exception de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
Comment contester le montant des charges locatives ?
Le montant des charges locatives vous semble abusif ? En cas de désaccord, il existe des solutions pour contester la somme qui vous est demandée. Dans un premier temps, il est nécessaire d'étudier chaque poste de charge et d'entamer une discussion avec le propriétaire afin d'estimer l'utilité d'une procédure. Dans le cas d'une régularisation annuelle, le bailleur a pour obligation de tenir à disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives nécessaires. Le décompte individuel doit être envoyé au locataire un mois avant la régularisation avec le détail de chaque poste. Pour contester le montant de vos charges, vous pouvez vous rapprocher d'une association de défense des locataires pour demander au bailleur une justification. Si votre demande reste sans réponse, il est possible de mettre en demeure votre propriétaire et de saisir la commission départementale de conciliation. Enfin, le dernier recours pour le locataire sera de saisir le tribunal d'instance. Sachez que la loi Alur prévoit un délai de prescription ramené à trois ans au lieu de cinq pour toute action de régularisation des charges, qu'il soit en faveur du bailleur ou du locataire.
Quand intervient la régularisation des charges locatives ?
Tout dépend du mode de régularisation choisi par le propriétaire : affectation au réel ou forfaitaire. Dans le cas d'une affectation au réel, la provision supportée par le locataire fait l'objet d'une régularisation annuelle en calculant la différence entre le montant versé mensuellement ou trimestriellement et les charges réellement consommées au cours de l'année. À contrario, un forfait ne nécessite aucune régularisation. C'est un montant fixe déterminé au moment de la signature du bail par le propriétaire. Ce montant reste identique chaque mois, et cela, même si les charges au réel s'avèrent plus ou moins élevées. Ainsi, une mauvaise évaluation des frais peut se faire au détriment du propriétaire comme du locataire selon l'estimation de départ.
Qui doit payer la régularisation des charges locatives ?
Dans le cas d'un paiement des charges au forfait, il n'y a pas de régularisation. En revanche, si le bailleur choisit les charges au réel, la provision pour charge est à régulariser par le locataire ou par le propriétaire en fin d'année, selon la différence entre la provision et le montant réel des dépenses. Le propriétaire décompte les charges courantes pour établir l'écart entre la provision et la consommation totale de l'occupant. Une régularisation à la hausse souligne une consommation du locataire plus élevée que la provision. Ce dernier doit alors payer le surplus de consommation au propriétaire. Une régularisation à la baisse traduit une consommation du locataire plus faible du locataire que celle prévue dans la provision des charges qu'il paye et le propriétaire doit lui rembourser le "trop-perçu".
Comment augmenter les charges locatives ?
Le forfait ne doit ni être surestimé, ni sous-estimé au risque de certaines déconvenues. Si le propriétaire se retrouve perdant face à la facturation forfaitaire, il peut alors revoir le montant des charges à la hausse lors de la rédaction du nouveau bail. Cependant, le montant doit rester en adéquation avec la consommation réelle estimée. En effet, si le propriétaire évalue un montant trop élevé, il risque de perdre des candidats à la location ou s'expose à une négociation du contrat de location. Il convient néanmoins au bailleur de réajuster le montant forfaitaire en fonction des services internes, comme l'installation de nouveaux équipements, d'un nouveau service de copropriété ou encore de facteurs économiques comme l'augmentation du prix de l'électricité.
Comment choisir entre charges au réel et charges au forfait ?
Sachez que vous n'avez pas toujours le choix. Si la location est vide, à l'exception de la colocation, c'est le paiement par provision qui est privilégié et donc des charges au réel. Pour une location meublée, le bailleur a le choix entre un règlement au forfait ou au réel. Chaque possibilité révèle des avantages comme des inconvénients. Au réel, le propriétaire doit consacrer une partie de son temps afin de calculer au minimum le montant des charges individuelles en additionnant la taxe d'enlèvement des ordures ménagères. Il doit aussi tenir à jour les justificatifs pour être en mesure de les présenter à son locataire. Avec des charges au forfait, il n'y a pas de surprise en fin d'année. Elles demandent moins d'efforts et de temps administratif de la part du bailleur. Elles peuvent cependant s'avérer défavorables financièrement en cas de mauvaise estimation. C'est pourquoi il est nécessaire d'étudier avec précision les différents postes de charges pour définir la provision pour charges payée périodiquement par le locataire.